Der Sommer bedeutet für viele Unternehmen eine ruhigere Geschäftsphase, wohlverdienten Urlaub und die Gelegenheit, einmal richtig abzuschalten. Wer seine Abwesenheit jedoch nicht sorgfältig vorbereitet, riskiert unnötigen Stress – für sich selbst, die Mitarbeitenden und die Kundschaft.
Mit einigen einfachen Maßnahmen können Sie das Büro beruhigt verlassen und zugleich die Geschäftskontinuität während Ihrer Abwesenheit sicherstellen. Hier ist unsere spezielle Checkliste für KMU.
1. Informieren Sie Ihre Kundschaft, Partner und Mitarbeitenden
Eine gute Kommunikation ist entscheidend, um Missverständnisse zu vermeiden und eine hohe Servicequalität aufrechtzuerhalten.
Bevor Sie in den Urlaub gehen:
- Aktualisieren Sie die Öffnungszeiten Ihres Unternehmens auf Ihrer Website, in den sozialen Medien und in Ihrem Google-Unternehmensprofil.
- Informieren Sie Ihre Kundschaft, Lieferanten und Partner über Ihre Abwesenheit oder geänderte Öffnungszeiten.
- Richten Sie in Outlook oder Ihrem E-Mail-System eine Abwesenheitsnotiz ein.
- Tragen Sie Ihre Urlaubsdaten in den gemeinsamen Kalender ein, damit Ihre Mitarbeitenden sehen können, wann Sie nicht verfügbar sind.
- Geben Sie den Namen und die Kontaktdaten Ihrer Vertretung eindeutig an.
2. Stellen Sie die Geschäftskontinuität sicher
Ein entspannter Urlaub beginnt mit einer guten Vorbereitung.
Denken Sie daran:
- Benennen Sie für laufende Projekte eine Vertretung.
- Organisieren Sie eine Übergabe, um alle wichtigen Informationen weiterzugeben.
- Legen Sie fest, in welchen Situationen Sie während Ihres Urlaubs tatsächlich kontaktiert werden müssen.
- Organisieren Sie bei Bedarf einen Bereitschafts- oder Rufbereitschaftsdienst.
- Planen Sie vor Ihrer Abreise ausreichend Zeit ein, um dringende Aufgaben in letzter Minute abzuschließen.
3. Zentralisieren Sie wichtige Informationen
Eine der größten Herausforderungen während der Urlaubszeit besteht darin, auf alle Informationen zugreifen zu können, die für einen reibungslosen Geschäftsbetrieb erforderlich sind.
So vermeiden Sie Engpässe:
- Speichern Sie wichtige Dokumente in einem sicheren, gemeinsam genutzten Ordner.
- Prüfen Sie, ob die betreffenden Personen über die erforderlichen Zugriffsrechte verfügen.
- Zentralisieren Sie Prozesse, wichtige Kontakte und betriebliche Informationen.
- Nutzen Sie Tools für die Zusammenarbeit wie Microsoft 365, SharePoint oder Teams, damit Ihre Teams unabhängig von ihrem Standort auf die benötigten Daten zugreifen können.
Eine gut zugängliche Dokumentation ermöglicht allen Beteiligten, auch während Ihrer Abwesenheit effizient zu arbeiten.
4. Delegieren Sie Zugriffsrechte und Verantwortlichkeiten
Stellen Sie vor Ihrer Abreise sicher, dass Ihre Vertretung über alle erforderlichen Berechtigungen verfügt:
- Zugriff auf Geschäftsanwendungen.
- Zugriff auf gemeinsam genutzte Ordner.
- Bearbeitung von E-Mails oder Funktionspostfächern.
- Freigabe von Zahlungen oder Bestellungen, sofern erforderlich.
- Bearbeitung der Post oder administrativer Anfragen.
Eine sorgfältig vorbereitete Vertretung verhindert Unterbrechungen und sorgt dafür, dass Sie während Ihres Urlaubs möglichst selten gestört werden.
5. Planen Sie Ihre Rückkehr
Ein gut vorbereiteter Wiedereinstieg ist häufig ebenso wichtig wie die Abreise selbst.
Reservieren Sie bereits vor Ihrem Urlaub Zeit in Ihrem Kalender, um:
- die während Ihrer Abwesenheit eingegangenen E-Mails zu bearbeiten;
- Prioritäten festzulegen;
- ein Abstimmungsgespräch mit Ihrer Vertretung zu führen;
- wichtige Projekte wieder auf Kurs zu bringen.
So können Sie Ihre Arbeit schneller und entspannter wieder aufnehmen.
Was wäre, wenn Ihre Telefonanlage auch während Ihrer Abwesenheit weiterarbeiten könnte?
Die Urlaubszeit ist auch eine gute Gelegenheit, um zu prüfen, ob Ihr Kommunikationssystem flexibel genug ist, um die Mobilität Ihrer Teams zu unterstützen.
Mit CloudPBX mit Cisco Webex lassen sich geschäftliche Anrufe ganz einfach an Kolleginnen und Kollegen, ein Team oder ein Smartphone weiterleiten. Ihre Mitarbeitenden behalten überall Zugriff auf ihre geschäftliche Rufnummer, die Verfügbarkeit ihrer Kolleginnen und Kollegen, ihre Voicemail und ihre Tools für die Zusammenarbeit.
Das Ergebnis: Ihre Kundschaft wird weiterhin zuverlässig betreut, Ihre Teams bleiben bei Bedarf erreichbar und Sie können Ihren Urlaub entspannter genießen.
Denn ein gut vernetztes Unternehmen läuft weiter – selbst dann, wenn seine Teams im Urlaub sind.
Unified Communications mit Cisco Webex – DEEP
