Das Versenden von Dateien per E-Mail ist überholt. Heute können KMU dank moderner Tools wie Microsoft 365 und Teams effizienter zusammenarbeiten. Hier sind 4 Tipps, um Doppelarbeit zu vermeiden, Zeit zu sparen und problemlos zusammenzuarbeiten.
1. Wählen Sie den richtigen Speicherplatz
Mit Microsoft 365 stehen Ihnen zwei Lösungen zur Verfügung:
- OneDrive for Business: ideal für Ihre persönlichen Dokumente oder Dokumente, die Sie gelegentlich teilen möchten.
- SharePoint Online: perfekt für Teams, Projekte oder Abteilungen. Es zentralisiert Dateien, Informationen und den Austausch in einem sicheren Bereich für die Zusammenarbeit.
Mit diesen Tools können Sie den Zugriff kontrollieren und die Vertraulichkeit der Daten gewährleisten.
2. Senden Sie Links, keine Dateien
Anstatt ein Dokument anzuhängen, teilen Sie einfach den Link zu der auf OneDrive oder SharePoint gespeicherten Datei. So vermeiden Sie mehrere Versionen, reduzieren die Unordnung in Ihren E-Mail-Postfächern und stellen sicher, dass alle am richtigen Dokument arbeiten.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei > „Teilen“ > kopieren Sie den Link und fügen Sie ihn in Ihre E-Mail oder Teams-Nachricht ein.
3. Arbeiten Sie gemeinsam an einem Dokument
Mit Word, Excel oder PowerPoint können mehrere Personen gleichzeitig ein Dokument bearbeiten, sofern es online gespeichert ist und jeder über einen Microsoft 365-Zugang verfügt.
Das Ergebnis: Sie müssen keine Dateien mehr hin und her schicken. Die Änderungen sind in Echtzeit sichtbar, auch aus der Ferne.
4. Analysieren Sie gemeinsam dank Bildschirmfreigabe
Möchten Sie ein Bild oder ein Dokument besprechen? Verwenden Sie Microsoft Teams, um ein Meeting mit Bildschirmfreigabe zu organisieren. Dies ist ideal für die Zusammenarbeit mit einem Grafiker, Partner oder Lieferanten, ohne dass Sie sich dafür an einen anderen Ort begeben müssen.
Zusammenfassung
Durch die Anwendung dieser bewährten Verfahren erleichtern Sie die Zusammenarbeit, reduzieren Fehler und steigern die Effizienz. Die intelligente gemeinsame Nutzung von Dokumenten ist ein echter Leistungshebel für Ihr KMU.
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