Jeden Tag zirkulieren Milliarden von E-Mails weltweit… und viele davon landen in Ihrem beruflichen Posteingang.
Das Ergebnis: Überlastung, Zeitverlust und manchmal sogar Stress. Zum Glück gibt es einfache Möglichkeiten, Ihr Postfach zu entlasten und die Kommunikation zu verbessern.
1. Wählen Sie Ihre Empfänger gezielt aus
Vermeiden Sie endlose CC-Listen. Richten Sie Ihre E-Mails nur an die relevanten Personen. Für Gruppenaustausch sind Chat-Kanäle wie Microsoft Teams besser geeignet: schneller, klarer und weniger E-Mail-Pingpong.
2. Sprechen statt schreiben
Ein kurzer Anruf oder ein Meeting ist oft besser als eine lange E-Mail-Kette. Bei Unsicherheit, Klärungsbedarf oder Koordination setzen Sie lieber auf die Stimme: direkter und effizienter.
3. Links senden, keine Anhänge
Teilen Sie Ihre Dokumente per Link zu einem Online-Speicher (SharePoint, OneDrive usw.). So vermeiden Sie Duplikate und stellen sicher, dass alle an der richtigen Version arbeiten.
4. Chat für kurze Nachrichten nutzen
Ein einfaches „Ich komme 5 Minuten später“ braucht keine E-Mail. Eine kurze Chat-Nachricht reicht. Für interne Kommunikation ist Chat besser geeignet: sofort, flüssig und leicht nachzuvollziehen.
5. Informationen zentralisieren
Nicht alles muss per E-Mail laufen. Nutzen Sie Plattformen wie:
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SharePoint oder Intranet für allgemeine Informationen,
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Kollaborationstools (Teams, Cisco Webex usw.) für Projekte,
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Outlook/Exchange, um Meetings ohne endlose E-Mail-Ketten zu planen.
Zusammengefasst
Weniger E-Mails = mehr Zeit für effektives Arbeiten. Mit diesen Best Practices steigern Sie die Produktivität Ihres Teams und verbessern die Qualität Ihrer Kommunikation.
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