Envoyer des fichiers par e-mail, c’est dépassé. Aujourd’hui, les PME peuvent collaborer plus efficacement grâce aux outils modernes comme Microsoft 365 et Teams. Voici 4 conseils pour éviter les doublons, gagner du temps et travailler ensemble en toute simplicité.
1. Choisissez le bon espace de stockage
Avec Microsoft 365, deux solutions s’offrent à vous :
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OneDrive Entreprise : idéal pour vos documents personnels ou à partager ponctuellement.
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SharePoint Online : parfait pour les équipes, projets ou services. Il centralise les fichiers, les infos et les échanges dans un espace collaboratif sécurisé.
Ces outils permettent de contrôler les accès et de garantir la confidentialité des données.
2. Envoyez des liens, pas des fichiers
Plutôt que de joindre un document, partagez simplement le lien vers le fichier stocké sur OneDrive ou SharePoint. Cela évite les versions multiples, réduit l’encombrement des boîtes mail et assure que tout le monde travaille sur le bon document.
Un clic droit sur le fichier > "Partager" > copiez le lien et collez-le dans votre e-mail ou message Teams.
3. Travaillez à plusieurs sur le même document
Avec Word, Excel ou PowerPoint, plusieurs personnes peuvent modifier un document en même temps, à condition qu’il soit stocké en ligne et que chacun dispose d’un accès Microsoft 365.
Résultat : plus besoin d’envoyer des fichiers à tour de rôle. Les modifications sont visibles en temps réel, même à distance.
4. Analysez ensemble grâce au partage d’écran
Besoin de discuter d’un visuel ou d’un document ? Utilisez Microsoft Teams pour organiser une réunion avec partage d’écran. C’est idéal pour collaborer avec un graphiste, un partenaire ou un fournisseur, sans déplacement.
En résumé
En adoptant ces bonnes pratiques, vous facilitez la collaboration, réduisez les erreurs et gagnez en efficacité. Le partage intelligent de documents, c’est un vrai levier de performance pour votre PME.
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